Avant de débuter : Notez que des permissions à votre profil d'accès peuvent être requises pour procéder aux étapes qui suivent. Nous vous invitons à valider vos accès avec l'administrateur de votre logiciel.

Lorsque vous fermez une période ou un exercice financier, il est possible qu'un icône de triangle rouge contenant un point d'exclamation soit affiché.

Cet icône apparait lorsqu'une action de votre part est requise. Le message situé en dessous vous explique la ou les corrections à faire. Voici un exemple pour chacun des messages :

Dans cet exemple, il y a deux types de corrections à effectuer.

Pour corriger ceci, vous devrez faire les bordereaux de dépôt de ses transactions dans les comptes appropriés.

Faire un bordereau de dépôt au compte courant

Faire un bordereau de dépôt en fidéicommis

Dans cet exemple, les conciliations de la période ou de l'exercice financier choisi des quatres comptes suivants doivent être fermées avant de pouvoir procéder à la fermeture d'exercice financier ou de la période : 1100, 1105, 2105 et 6000.

Pour corriger ceci, vous devrez faire les conciliations bancaires pour les comptes affichés pour la période ou l'exercice financier choisi.

Faire une conciliation bancaire

Note : Si vous ne faites pas la conciliation de votre compte courant, de vos cartes de crédit ou que vous faites vos conciliations dans un autre logiciel, il est possible d'effectuer la manipulation suivante afin de procéder à votre fermeture d'exercice financier ou de période sans faire les conciliations.

ATTENTION : Cette manipulation est temporaire et doit être renversée une fois que la fermeture d'exercice financier ou de période est complétée. Il n'est pas possible d'utiliser ce contournement pour les comptes en fidéicommis. La conciliation pour ces comptes est obligatoire.

Rendez-vous dans l'onglet Finances et cliquez sur les comptes de grand livre sous Comptabilité.

Double-cliquez sur le compte pour lequel vous ne voulez pas faire la conciliation dans le logiciel. Une nouvelle fenêtre apparaîtra.

Changez la sous-catégorie de compte pour "Pas de sous-catégorie".

Sauvegardez vos modifications à l'aide du crochet vert.

Vous pourrez maintenant compléter votre fermeture d'exercice financier ou de période. Une fois que vous avez terminé, remettez la sous-catégorie à celle qui était originalement dans le compte (Banque ou Carte de crédit).

Un message de débalancement peut survenir ici seulement suite à une migration de données.

L'auxiliaire des comptes à recevoir, et l'auxiliaire des comptes à payer sont des outils essentiels dans la gestion des finances d'une entreprise. Ils sont caractérisés par un ensemble de fonctions prédéfinies accessibles via l'onglet "Finances dossier" du client ou du fournisseur (facture, paiement, crédit, remboursement, etc.).

Voici les éléments à vérifier pour retrouver et corriger les écarts.

Pour connaître la date où l'écart est survenu, utilisez la fonction "Fermeture de période" et modifiez la date de fermeture pour une période plus courte afin de cibler la date où se trouve l'écart.

Par exemple, vous avec le message d'erreur qu'il y a un débalancement pour l'exercice financier du 01-01-2024 au 31-12-2024. Vous pouvez mettre la date de fermeture de période à 31-06-2024 pour vérifier si le débalancement est survenu dans les six premiers mois de l'année.

Si le message d'erreur est toujours affiché, la ou les transactions causant problème se trouvent dans cette période.

Si le message d'erreur n'est plus affiché, la ou les transactions causant problème se trouvent dans la période qui n'a pas été incluse.

Répétez ainsi de suite avec des périodes plus courtes jusqu'à ce que vous trouviez la date exacte de l'écart.

Une fois que vous savez quelle date vous devez vérifier, rendez-vous dans l'onglet Finances du menu principal puis cliquez sur "Comptes de grand livre".

Sélectionnez le compte indiqué dans le message d'erreur (comptes à recevoir ou comptes à payer) et cliquez sur l'icône Rapport pour choisir "Liste des comptes détaillés".

Inscrivez la date de l'écart comme date de début ET la date de fin.

Repérez la ou les transactions de type JG - Journal Général

Notez le numéro de la transaction.

Rendez-vous dans l'onglet Finances du menu général et cliquez sur Journal général dans la section Comptabilité.

Utilisez les filtres ou inscrivez le numéro de la transaction dans le champ filtrer pour retrouver la transaction. Double-cliquez sur celle-ci.

Déterminez quelle transaction est représentée par l'écriture manuelle afin de pouvoir la reproduire avec la bonne fonction à partir du bon dossier. Pour annuler l'écriture, mettez tous les montants à zéro.

Notez que certaines transactions ne peuvent pas être annulées pour les raisons suivantes :

Si vous ne pouvez pas annuler la transaction, il faudra faire l'écriture inverse dans la période de fermeture afin de rebalancer le tout.

Ce débalancement survient lorsqu'une provision de mauvaises créances est inscrite manuellement au journal général.

Toutes les transactions doivent être entrées avec la fonction Provision mauvaises créances pour chacun des dossiers pour que le compte balance.

Cette fonction se trouve dans l'onglet Finances et dans l'onglet Finances dossier sous la section Facturation.

Étape 1 : Rendez-vous dans l'onglet Finances du menu général

Étape 2 : Cliquez sur Comptes de grand livre sous la section Comptabilité.

Étape 3 : Double-cliquez sur le compte d'intégration indiqué dans le message d'erreur. Dans notre exemple, il s'agit du compte 1115.

Étape 4 : Cliquez sur l'icône de rapport.

Étape 5 : Sélectionnez les dates de la période ou de l'exercice financier que vous tentez de fermer.

Étape 6 : Repérez la ou les transactions de type JG - Journal Général dans le rapport. Notez le numéro de la transaction.

Rendez-vous dans l'onglet Finances du menu général et cliquez sur Journal général dans la section Comptabilité.

Utilisez les filtres ou inscrivez le numéro de la transaction dans le champ filtrer pour retrouver la transaction. Double-cliquez sur celle-ci.

Pour annuler l'écriture, mettez tous les montants à zéro. Refaites ensuite la transaction en utilisant la fonctionnalité Provisions mauvaises créances dans les bons dossiers.

Note : Si vous n'utilisez pas la fonctionnalité de Provisions mauvaises créances du logiciel et que vous ajoutez manuellement des écritures au journal général, il faudra faire la manipulation suivante pour que vous soyez en mesure de fermer la période ou l'exercice financier.

Créez un nouveau compte de grand livre pour vos provisions mauvaises créances. Vous pourrez le nommer Provisions mauvaises créances 2 par exemple.

Ensuite, cliquez sur l'onglet Admin et sur la tuile Gérer le bureau.

Sous l'onglet Plan comptable, inscrivez le nouveau compte dans le compte pour Provision mauvaises créances.

Sauvegardez vos modifications à l'aide du crochet vert.

Vous pourrez ainsi continuer à entrer vos provisions mauvaises créances par entrées au journal général dans le compte Provision mauvaises créances original sans empêcher la fermerture de période ou d'exercice financier.

Si vous avez besoin d'aide pour identifier la source de l'écart, nous offrons des services d'accompagnement. Veuillez communiquer avec le soutien par clavardage ou par courriel à l'adresse courriel : [email protected].