Avances autorisées à utiliser c'est, en d'autres mots, la gestion de l'utilisation des sommes en fidéicommis figurées sur les factures émises aux clients devant être retirées et transférées au cabinet comme paiements des factures.
Pour ce faire, une fenêtre 360 dédiée regroupant toutes les transactions des retraits à effectuer est disponible à l'usager.
Il peut alors choisir de traiter les retraits un à la fois ou encore en une seule opération selon son besoin. Une transaction peut aussi être désactivée de la liste si pour une raison ou une autre, le retrait ne doit plus être effectué.
Préparation de la facturation
Pour que la somme à retirer en fidéicommis se retrouve dans la liste des avances à utiliser, la facture doit obligatoirement avoir été émise avec un modèle financier de facturation affichant les avances. La case doit être cochée pour « Imprimer le montant des avances ».
Suite à la facturation
En pratique, c'est suite à la facturation que les opérations des retraits des avances en fidéicommis sont effectuées ainsi que leurs encaissements comme paiements des factures.
Il est possible d'effectuer toutes ces actions simultanément par la fenêtre 360 des avances autorisées à utiliser.
L'usager a accès, en tout temps, à la liste des transactions par la fenêtre 360 dédiée disponible dans la famille Fidéicommis par l'onglet Finance de l'interface générale du logiciel.
La fenêtre 360 de gestion des avances autorisées s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur Web permettant à l'usager de pouvoir naviguer dans le logiciel sans devoir fermer la fenêtre en cours.
Actions possibles
1 - Consulter les transactions selon l'état
Actif (par défaut) - L'icône est de couleur noire
Utilisé ou Désactivé (« Inactif » par l'entonnoir)
Utilisé - L'icône est de couleur verte
Désactivé - L'icône est de couleur bleue
Toutes les transactions (« Tous » par l'entonnoir)
2 - Désactiver une transaction
Elle demeure visible mais ne peut plus faire l'objet d'un retrait. Elle est automatiquement déplacée dans les transactions « inactives » avec l'état « Désactivé ». L'icône de l'état est maintenant de couleur bleue.
Il est possible de l'activer à nouveau de la même façon.
3 - Effectuer le retrait en fidéicommis
Une transaction à la fois
La fenêtre de retrait générique du logiciel s'ouvre affichant les informations pertinentes de la transaction prête à être enregistrée. Il est possible à l'usager d'effectuer des modifications.
Lorsque l'option de Créer automatiquement les encaissements aux dossiers est sélectionnée, la fenêtre d'encaissement s'ouvre automatiquement sur confirmation du retrait permettant à l'usager de distribuer le montant.
Plusieurs transactions simultanément
La fenêtre de multi-retrait générique du logiciel s'ouvre affichant les informations pertinentes de toutes transactions sélectionnées prête à être enregistrée comme une seule opération de retrait. Il est possible à l'usager d'effectuer des modifications.
Lorsque l'option de Créer automatiquement les encaissements aux dossiers est sélectionnée, un message apparaît demandant une confirmation à l'usager pour une distribution automatique.
4 - Imprimer la liste des transactions
En format .PDF
En format Excel détaillé
5 - Exporter la liste à l'écran vers Excel
Il est aussi pertinent de mentionner que le contenue de la fenêtre 360 peut être envoyé vers Excel par l'icône de fonction disponible dans la barre de menu de gauche.
À savoir !
Si le retrait en fidéicommis effectué via la fenêtre 360 des avances autorisées à utiliser est annulé via le sommaire financier,
Un message confirme à l'usager que toutes les affectations de ce retrait en fidéicommis seront réactivées et seront de nouveau disponibles dans la fenêtre 360 dédiées des avances autorisées à utiliser.
Si la facture, payée par le retrait en fidéicommis effectué via la fenêtre 360 des avances autorisées à utiliser, est annulée,
Un message confirme à l'usager que toutes les affectations de paiement par retrait en fidéicommis appliquées sur la facture seront réactivées dans la fenêtre 360 dédiées des avances autorisées à utiliser et demeureront actives même après l'annulation de la facture.
L'usager devra donc MANUELLEMENT désactiver le (les) retrait (s) autorisé (s) ciblé (s) au besoin.
