Avant de fermer un dossier, certaines conditions doivent être remplies. Lorsqu'une de ces conditions n'est pas remplie, vous obtiendrez un message vous l'indiquant.
Consultez les rubriques suivantes pour connaître les différentes conditions à respecter avant de pouvoir fermer le dossier.
1. Il n'y a plus de travaux en cours au dossier
Si vous obtenez le message d'erreur "Le dossier contient un solde de travaux en cours : X $", c'est que des activités facturables, mais non facturées demeurent au dossier. Pour vérifier, rendez-vous à l'onglet Rapports, puis sur la tuile Travaux en cours.
Il se peut que les travaux en cours aient été entrés à une date future. Pour cette raison, générez la liste à une date future en cliquant sur l'icône "Rapport à une date antérieure ou ultérieure" et saisissez une date dans le futur.
Les travaux en cours qui apparaissent alors doivent soit être modifiés en lot pour leur attribuer le statut "Annulé", soit être facturés.
2. Le statut de toutes les activités est à "Terminé"
Pour vérifier le statut des activités, rendez-vous à l'onglet Activités et consultez le filtre "Statut".
Si un statut autre que "Terminé" fait partie de la liste, il faudra sélectionner les activités qui sont à cet autre statut et les modifier en lot pour leur attribuer le statut "Terminé".
3. Le statut du dossier est à "Terminé"
Pour modifier le statut du dossier, rendez-vous à l'onglet Sommaire.
Dans le champ "Statut", modifiez le statut pour "Terminé".
4. Il n’y a pas de montant à recevoir
Vérifiez rapidement s'il y a un montant à recevoir en vous rendant à l'onglet Finances dossier, puis en visualisant le Totaux des sommaires.
Si un solde à recevoir demeure, c'est soit qu'il vous reste un montant à recevoir de votre client, soit que le paiement final n'a pas été inscrit dans le dossier. Dans tous les cas, le solde doit être de 0,00$ pour pouvoir fermer le dossier.
5. Il n’y a pas de montant détenu en fidéicommis
Vous pouvez voir rapidement s'il y a un montant détenu en fidéicommis en vous rendant à l'onglet Finances dossier, puis en visualisant le Sommaire des comptes en fidéicommis.
Si le dossier contient un montant détenu en fidéicommis, il faudra le retirer avant de fermer le dossier.
6. Aucune provision pour mauvaise créance n’est active au dossier
Encore une fois, vous pouvez voir s'il y a un montant en provision pour mauvaises créances en vous rendant à l'onglet Finances dossier, puis en visualisant le Sommaire de la facturation.
Si le dossier contient un montant en provision, il faudra le renverser en faisait une provision en négatif.