Il est important de mentionner que ces changements affectent l'ensemble des usagers de JurisÉvolution.
La mise à jour 20.23.34 apporte des améliorations dans le traitement des taux horaires dans JurisÉvolution. En effet, les taux de l'employé sont dorénavant plus flexibles sur les méthodes de calcul que seulement un taux fixe et les dossiers possèdent maintenant un nouvel onglet dans les préférences afin d'afficher les différents taux autorisés des employés du dossier pour en faciliter la gestion.
En résumé,
Une nouvelle interface des taux dans la fiche de l’employé ajoutant la possibilité de créer des taux conditionnels à un taux fixe ;
Dans les préférences des dossiers ;
Il est maintenant possible de définir un niveau spécifique afin de restreindre les taux disponibles le cas échéant.
Un nouvel onglet « Taux autorisés » est présent
Pour gérer l'imposition de taux disponibles
Pour gérer la limitation de saisie d'entrées de temps
Dossier de l'employé
Affichage des taux - Nouveau visuel
Nous sommes heureux de vous présenter un tout nouveau visuel pour l'affiche les taux. Ce visuel a pour objectif d'optimiser la gestion des taux et d'améliorer votre expérience usager.
La section se nomme dorénavant « TABLEAU DES HONORAIRES » et la terminologie utilisée est « Taux » au lieu de « Tarif ».
Des « i » explicatifs dans les entêtes des colonnes affichent de l’information pertinente sur le champ ciblé.
Il n'y a pas de limitation sur le nombre de taux pouvant être créés pour un employé ;
Des conditions peuvent être ajoutées à un taux afin de le rendre disponible dans certains types de dossier seulement ou encore dans les dossiers étant visés par des classifications spécifiques.
Il est possible de définir la valeur d'un taux par une opération calculée sur la valeur d'un taux fixe.
En détails,
1 - COLONNE PRIORITÉ
L'ordre de positionnement des taux est important. Il indique l'ordre dans lequel les taux sont calculés.
Un taux fixe doit être à la base du calcul car il est la référence pour un taux conditionnel (Voir colonne Opération) comme la multiplication, l'addition/soustraction ou encore le pourcentage.
2 - COLONNE NIVEAU
Le niveau de taux auquel le taux est lié. Un niveau est un regroupement unifiant les taux qui en font partie. Il n'y a pas de limite au nombre de niveau pouvant être créés / utilisés.
3 - COLONNE CODE
L'utilisation de codes pour identifier les taux et optimiser la fonctionnalité est fortement recommandée sans être obligatoire.
Un taux fixe devrait toujours avoir un code afin de rendre unique ;
L'utilisation d'un même code permet d'établir un lien exclusif entre un code conditionnel et un code référant. (Code référent = qui a un taux fixe) ;
Un taux dont le champ code est vide s'appliquera à tous les taux qui le précèdent lorsque ses conditions sont rencontrées ;
Un code facilite la visualisation du taux dans le dossier.
4 - COLONNE DESCRIPTION
C’est ce qui sert de référence à l’usager qui veut connaître la provenance du taux. Il est conseillé de toujours mettre une description pertinente / explicative.
5 - COLONNE CONDITIONS
Un taux est automatiquement associé à un employé dans un dossier lorsque 100% des conditions lui correspondent. Les conditions applicables peuvent être définies selon les éléments suivants :
Types de dossier ;
Classifications spécifiques créées au besoin liant l'employé (ou un dossier) à un taux.
6 - COLONNE OPÉRATION
Le type d'opération définit la méthode de calcul du taux
Fixe = Une opération fixe fige le taux à la valeur indiquée
Multiplication = Permet d'augmenter ou de diminuer le taux référant en le multipliant par une valeur
Exemple sur un taux de 125,00 $ / heure
Escompte de 10%, soit 90% du taux référant = 0,9 x 125 = 112,50
Surplus de 10%, soit 110% = 1,1 x le taux = 137,50
Addition/Soustraction (+/-) = Permet d'additionner ou de soustraire un montant fixe
Exemple sur un taux de 125,00 $ / heure
Escompte de 25$ de l'heure = -25 = 100,00
Majoration de 50$ de l'heure pour les dossiers de type Corporatif = +50 = 175,00
Pourcentage = Permet de calculer une valeur à partir d'un pourcentage pour l'additionner (+) ou le soustraire (-) du taux référant
Exemple sur un taux de 125,00 $ / heure
Escompte de 10% (-10) = 125 - 10% = 112,50
Surplus de 10% (10) = 125 + 10% = 137,50
7 - COLONNE MONTANT
Représente la valeur du taux fixe ou la valeur applicable pour le calcul du taux conditionnel.
COLONNES DE DATE (Début / Fin)
Dates de disponibilité du taux
Préférences du dossier - Nouvel onglet - Taux autorisés
Concernant les dossiers, des changements ont eu lieu dans les préférences :
1 - On y retrouve la section « Paramètres des tarifs »
Par défaut, la case « Restreindre les niveaux pour le dossier » n'est pas cochée dans les dossiers :
Tous les taux pertinents de tous les niveaux sont disponibles incluant les taux n'étant pas liés à un niveau (vide).
Si la case est cochée, il est possible mais non obligatoire de définir un niveau :
Si le champ « Niveau d'honoraires autorisé au dossier » est laissé vide, tous les taux pertinents du niveau « Par défaut » et tous les taux pertinents n'étant pas liés à un niveau (vide) sont proposés.
Si un niveau est défini dans le champ « Niveau d'honoraires autorisé au dossier », seul ce niveau est autorisé au dossier et seuls les taux pertinents y étant liés sont proposés.
2 - On y retrouve un nouvel onglet « Taux autorisés » qui affiche tous les taux pertinents* pour les employés étant inscrits au dossier.
Comme employé impliqué ;
Comme intervenant ;
Comme représentant d'un intervenant.
Activer la capsule en cliquant sur l'image
IMPORTANT
Tous les employés peuvent saisir du temps dans un dossier sauf si la fonction de limiter est activée. Le fait d'afficher uniquement la liste les taux pertinents* des employés inscrits au dossier est de permettre à l'usager d'effectuer une action sur les dits taux en imposant par exemple, un ou des taux d'un employé au dossier ou encore en limitant la saisie de temps aux taux imposés.
Si une imposition est présente sur un taux et/ou si la limitation de saisie des entrées de temps est appliquée dans un dossier, il n'est plus possible de changer la configuration du niveau de taux de ce dossier tant que l'une ou l'autre sera active.
* Pertinents = Les taux qui correspondent en date du jour aux conditions définies selon le niveau de taux autorisé au dossier sélectionné.
DE PLUS,
La configuration présente dans le dossier de type Client influence les dossiers juridiques actifs de ce client à l'exception des dossiers ayant
Une imposition active ou
Une limitation active ou
Une configuration active propre au dossier.
Imposition de taux dans un dossier
Un employé ayant une imposition dans un dossier ne peut pas utiliser un autre taux pour la période définie le cas échéant. Le fonctionnement demeure le même qu’avant la mise à jour mais il est bonifié.
L'imposition est maintenant gérée par l'onglet « Taux autorisés » des préférences du dossier.
Il est possible d’imposer plus d’un taux d’un même employé
Sélection des lignes à imposer (Ctrl+Clic)
Activation / Désactivation de l’imposition par l’icône de la barre de menu
Une date de début d'imposition et de fin d'imposition peuvent être appliquées à chaque taux imposé.
Une colonne dans la fenêtre et un filtre dans le volet de gauche sont présents concernant l'imposition.
Une fois le taux imposé, la ligne du taux s'affiche en gras dans la fenêtre.
Limitation de la saisie de temps dans un dossier
Lorsque la limitation est activée dans un dossier, seuls les employés ayant au moins un taux imposé peuvent y créer des entrées de temps (Taux avec Imposition à oui). Le fonctionnement demeure le même qu’avant la mise à jour mais il est bonifié.
Il est maintenant possible d’activer la limitation de saisie de temps dans un dossier même si aucun taux n’est imposé. L'impact de cette action est que personne ne peut plus y saisir de temps. Nous parlons alors ici d'un blocage provisoire du dossier sur les entrées de temps.
Très pratique, entre autres, si un dossier est en recouvrement ou encore pour arrêter la possibilité de saisir du temps dans un dossier en phase de fermeture.
TRUC - Il est suggéré de créer un nouveau statut de dossier (par les Classifications) du genre « Fermeture provisoire » ou encore « En recouvrement » afin de rapidement regrouper les dossiers bloqués sur les entrées de temps par la suite.
L'activation / la désactivation s'effectue par l’icône de cadenas dans la barre de menu.
(Il faut noter que la sélection n'a pas d'impact dans cette fonction puisque seuls les taux imposés préalablement sont autorisés.)
Actif = Icône rouge
Inactif = Icône noir
Une fois le taux imposé et la limitation activée, la ligne du taux s'affiche en gras et en couleur rouge dans la fenêtre.
Ce qu'il faut savoir
Intégrité des données après la mise à jour
Les taux présents dans la fiche de l’employé sont transférés à l'identique dans la nouvelle version. Il n'y a donc aucun changement aux éléments déjà créés avant la mise à jour.
Comment se comporte la mise à jour
Il n'y a aucune restriction sur les niveaux dans les dossiers
Les taux existants de l’employé sont tous transposés dans la nouvelle interface de sa fiche employé ;
Tous les taux pertinents existants de tous les employés inscrits au dossier sont disponibles (visibles) dans le nouvel onglet des préférences « Taux autorisés » ;
Les taux imposés sont aussi identifiés comme imposés dans l’onglet « Taux autorisés » suite à la mise à jour ;
La limitation d’inscription d’activité au dossier est également respectée et transposée au dossier dans l’onglet « Taux autorisés ».
Note
Avant la mise à jour
Il était possible d’ajouter un taux d’employé au dossier sans que l’employé soit ajouté au dossier comme impliqué, intervenant ou représentant d'un intervenant.
Après la mise à jour
Ces employés sont automatiquement ajoutés au dossier concerné dans les personnes référence comme étant « Employé impliqué au dossier ». Tous leurs taux pertinents sont disponibles dans l’onglet « Taux autorisés ».