Avant de débuter : Notez que des permissions et des configurations à votre profil d'accès peuvent être requises pour procéder aux étapes qui suivent. Nous vous invitons à valider vos accès avec l'administrateur de votre logiciel.
La gestion documentaire occupe une grande place dans JurisÉvolution. Les outils de gestion de classement et de gestion de ces documents doivent donc correspondre aux besoins des utilisateurs.
Il est possible de créer (par types de dossier) un « défaut » des répertoires à créer à l'ouverture d'un dossier ainsi que de créer des répertoires distincts directement dans un dossier ciblé.
Toutefois, tous les usagers ayant accès au dossier ont aussi accès à tous ses répertoires de classement et aux documents qu'ils contiennent.
Il existe une façon de faire afin de limiter l'accès à des répertoires de classement à certains usagers en leur attribuant un profil défini à cet effet.
Qu'est-ce qu'un profil ?
Le profil permet de définir les permissions (ce qu'un usager a le droit de voir/faire) pour l'usager autorisé à utiliser le logiciel. Plus d'info ici
Voici les étapes à suivre pour arriver à limiter l'accès à un répertoire de classement à certains usagers seulement.
1-L'usager ciblé doit être associés au profil pertinent via sa fiche employé
2-Le répertoire ciblé doit aussi être lié à ce profil
Il est possible d'effectuer cette configuration par les répertoires « défaut » configurés dans le logiciel ou directement sur un répertoire propre à un dossier.
Onglet Admin du menu principal / Tuile Répertoires par défaut
Cibler le répertoire et lui associer le ou les profils
Dans un dossier : Onglet Documents / Icône Gestion des répertoires
Cibler le répertoire et lui associer le ou les profils
3-Afin de pouvoir gérer la limitation sur les répertoires*, les profils associés aux usagers limités doivent avoir la permission « Voir les données sans restriction vers des profils » DÉCOCHÉE.
IMPORTANT
La permission est cochée = L'usager à accès à tous les répertoires sans limitation même lorsqu'ils ont des profils associés (exactement comme l'administrateur système).
La permission est décochée = L'usager voit uniquement les répertoires* qui sont jumelés avec son ou ses profils.
« * » Les répertoires non autorisés pour un usager lui sont visibles grisés mais il ne peut y accéder pour voir les documents.
TRUC
Si des usagers de profils différents doivent avoir accès à un même répertoire
Il faut associer tous les profils concernés au répertoire visé.
ou
Créer un profil spécifique (sans permission) et l'utiliser comme lien entre les usagers concernés et le répertoire.
NOTES
Un usager ayant des limitations de répertoires, ne voit plus les documents qui ne sont pas dans un répertoire.
L'administrateur système voit toujours tous les répertoires.
La permission « Voir les données sans restriction vers des profils » affecte aussi les codes d'activités empêchant l'usager de voir les activités créées avec les codes visés.