Le visuel de la planification est très convivial et facile à comprendre.
La planification est composée d’activités ayant chacune leur configuration propre dans la planification. On peut donc dire que chaque activité représente une « section » de l'échéancier lors de sa configuration. Par la suite, à l'utilisation de la planification dans un dossier, les activités représentent chacune des étapes à suivre.
1 - Le titre de la planification
Le titre de la planification est son identification à l'utilisation. Cette information se retrouve aussi dans l'entête des activités liées à la planification sous forme de lien cliquable lorsque l'usager les consulte afin d'y avoir accès rapidement.
2 - Le responsable de la planification
Il s'agit de définir l'employé en charge de l'échéancier.
Dans un modèle de planification, il peut être configuré selon son rôle.
Responsable du dossier
Assistant responsable du dossier
Collègue du ERD ayant le titre Assistant
Responsable du client
Assistant responsable du client
Collègue du ERC ayant le titre Assistant
À l'usager courant
Dans une planification ponctuelle, le choix de la personne s'effectue directement de la liste des employés.
Ainsi, dans les fenêtres 360 dédiées et les rapports, la personne responsable sera filtrable / affichable.
3 - Planification signée
Lorsque la case est cochée, l'entête de la planification devient non éditable pour tous les usagers (à l'exception de l'employé Responsable de la planification).
L'objectif étant de protéger le Titre, la date de référence (une fois la planification utilisée et sauvegardée dans un dossier), le Responsable et le Calendrier sélectionné.
4 - Calendrier de jours ouvrables
Le comportement de la planification change selon le calendrier de jours ouvrables sélectionné.
Jours fériés au Québec
Samedi et dimanche sont des jours identifiés comme devant être approuvés pour être utilisés
Les fériés du Québec sont des jours identifiés comme devant être approuvés pour être utilisés
Jours non juridiques
Samedi et dimanche sont des jours identifiés comme devant être approuvés pour être utilisés
Les jours fériés du Québec sont des jours identifiés comme devant être approuvés pour être utilisés
Le Vendredi saint, le lendemain du jour de Noël et le lendemain du jour de l'An sont des jours identifiés comme devant être approuvés pour être utilisés
Jours civiques
Il n'y a aucune exception - Chaque jour est considéré comme étant utilisable sans autorisation
5 - Section activité
Il est possible de créer autant d'activités que nécessaires sans limitation dans la planification.
La fonction d'ajouter une activité est disposée sous la dernière activité créée.
Deux choix sont disponibles (Lorsque l'usager édite un modèle de planification ponctuelle) :
A - Créer une nouvelle activité manuellement
B - Intégrer les activités d'une planification existante dans la planification courante.
Lors de la création d'un modèle de planification seule l'option A est possible
6 - Destinataires
Sélection du défaut applicable pour le modèle de planification dans les choix.
Usager courant
Au moment d'utiliser la planification au dossier, c'est le nom de l'usager qui est automatiquement attribué à l'activité
Intervenant
Un 2e champ permet la sélection du rôle ciblé pour définir le destinataire de l'activité
À l'attention de
Client
Autorisé à donner des directives
Responsable du dossier (ERD)
Responsable du client (ERC)
Etc.
Personne spécifique
Un 2e champ permet la sélection du rôle ciblé pour définir le destinataire de l'activité dans la liste des personnes de la base de données (Loupe)
Collègue du responsable du dossier (ERD)
Un 2e champ permet la sélection du rôle ciblé du collègue pour définir le destinataire de l'activité
Adjoint juridique
Assistant
Comptable
Etc.
Collègue du responsable du client (ERC)
Un 2e champ permet la sélection du rôle ciblé du collègue pour définir le destinataire de l'activité
Adjoint juridique
Assistant
Comptable
Etc.
7 - Activités liées
Une activité dite liée, n'est pas une étape proprement dite de l'échéancier, mais plutôt un rappel précédant une étape à venir.
Par exemple, l'échéancier prévoit une rencontre avec le client pour discuter de la cause dans 7 jours. Afin de bien se préparer et s’assurer d'avoir tous les documents pertinents en main lors de la rencontre, l'usager pourra dans la planification, ajouter une activité liée 2 jours avant la rencontre pour vérifier et valider.
Il n'y a aucune limite au nombre d'activités liées à une activité.
Note
Dans l'exemple proposé, le rappel étant 2 jours AVANT l'activité, le délai a été inscrit en négatif afin de la précéder (-2). Si la valeur du délai est en positif, le rappel sera présenté 2 jours APRÈS la date de l'activité.