Déclaration des bénéficiaires ultimes
Cette fonctionnalité est incluse dans la version 20.23.08 actuellement livrée en clientèle avancée.
JurisÉvolution a mis sur pied un assitant à la déclaration des bénéficiaires ultimes. Cet assistant se trouve dans les dossiers de type Livre de société > Onglet Rapport > Tuile Bénéficiaires ultimes.
Si le régime courant de votre société n'est pas québécois, la tuile se nommera Registre des particuliers ayant un contrôle important. Il sera tout de même possible d'y produire la déclaration des bénéficiaires ultimes.
Étape 1 - Sélection des actionnaires à déclarer
Toute personne physique ou morale ayant le rôle d'actionnaire au dossier est listée. Les personnes physiques actionnaire d'une personne morale actionnaire elle-même actionnaire de l'entreprise visée par la déclaration affiche également.
À l'étape 1, il s'agit de déclarer les adresses souhaitées et de cocher la clase « Déclarer ? » si la personne correspond aux critères d'un bénéficiaire ultime.
Étape 2 - Déclaration du statut du bénéficiaire ultime
L'étape 2 sert à réviser les informations déclarées ainsi qu'à renseigner la date de début ou de fin du statut de bénéficiaire ultime en plus de la raison de ce statut.
Afin de simplifier la saisie du type de statut, il est recommandé de créer des codes de sténographie électronique afin de pouvoir rapidement et uniformément documenter l'information.
Étape 3 - Production d'un document
L'étape 3 est optionnelle. Elle sert à produire un document récupilatif de la déclaration. Ce document peut être utilisé pour signature des bénéficiaires ultimes ou comme assistant à la déclaration officielle au Registraire des entreprises du Québec.
Ce document est disponible en HTML ou en modèle Word et est éditable dans les deux (2) cas afin de pouvoir répondre à l'usage souhaité.
À savoir
Au sein d'un même dossier, chaque modification à l'assistant de déclaration des bénéficiaires ultimes est gardé en mémoire. Ceci permet de travailler sur la déclaration et d'y revenir autant de fois que désiré en plus de garantir qu'une révision seulement sera nécessaire à la prochaine déclaration.
Pour toute entreprise nécéssitant une déclaration provinciale (Qc) et fédérale, l'information est liée, c'est-à-dire, qu'à la première déclaration d'une juridiction, si l'autre déclaration a déjà été complétée, l'information s'y retrouvera. Il sera possible d'ajuster la déclaration aux requis de chaque juridiction à partir de quel moment les deux (2) déclarations seront conservées distinctement,
Import du Registraire des entreprises du Québec
L'import du Registraire des entreprises du Québec (REQ) effectué via JurisÉvolution prendra en compte les nouvelles informations à déclaration obligatoire entrant en vigueur le 31 mars 2023 vers le début 2024. En effet, le REQ doit mettre à jour son API, l'import via JurisÉvolution ne procèdera pas par le site du registraire mais bénéficiera d'une entrée privilégiée.
Cette entrée privilégiée permettra à la clientèle d’avoir accès à l’adresse résidentielle des individus au Registre, et ce, jusqu’aux modifications au début 2024.
En résumé, lors de l'import d'une entreprise, la donnée dans JurisÉvolution sera traitée comme suit dans les prochains mois de 2023 :
Les actionnaires déclarés bénéficiaires ultimes seront importés en tant qu'actionnaire;
Avec l'autorisation du REQ, l'adresse personnelle de toute personne déclarée sera importée, même si une adresse professionnelle a été déclarée;
L'adresse professionnelle, si déclarée, et le pseudonyme ne seront pas importés dans JurisÉvolution.
Il est à noter que l’import du REQ ne permettra jamais d’importer la date de naissance ni les pièces d’identités des individus déclarés dans JurisÉvolution.
L'information importée du REQ vers JurisÉvolution continuera d'être à jour, seulement, la nouvelle donnée ne sera représentée afin d'accorder le temps aux instances concernées d'ajuster les technologies impliquées.
Soumission des pièces d'identité des administrateurs
JurisÉvolution permet la sauvegarde des pièces jointes sur une personne.
À partir de la version 20.23.20 (été 2023), il est possible d'ajouter une photocopie de la pièce d'identité d'un personne dans sa fiche personne directement sur le numéro d'identification représenté. Ainsi, il est possible de faire la gestion de la date d'échéance des pièces jointes et d'en conserver l'historique si pertinent.
Il est à noter que cet ajout est régi par une permission au profil utilisateur permettant ainsi à certains de pouvoir consulter les documents sans que tous les intervenants d'un dossier y ait accès.
Le document ainsi sauvegardé sera centralisé et dans une mise à jour prochaine, il pourra être accéder dans tous les dossiers où l'administrateur est impliqué. Dans l'immédiat, le document se télécharge là où il est enregistré, soit dans la fiche personne.