Facture électronique (LEDES)

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Le logiciel JurisÉvolution permet l’utilisation de fonctions avancées pour la facturation lorsque la situation le demande.

L’objectif d’utiliser la facturation avancée dans un Système spécifique est d’obtenir en plus du document PDF, un fichier électronique qui contient toutes les données de la facture. C’est ce fichier qui est envoyé au client et ce dernier, en le récupérant, peut y lire les données.

Au quotidien dans JurisÉvolution, la façon de facturer ne change pas. Une fois les quelques étapes de configuration spécifiques au Système effectuées, vous pourrez enregistrer vos interventions et facturer comme d’habitude.

Il est important de rappeler que les codes d’honoraire et de déboursés tels que créés dans la base de données demeurent utilisables. C’est lors de la configuration que la relation des codes de JurisÉvolution et ceux du Système que vous devez utiliser sont liés.

Une fois la facture effectuée, le fichier électronique est enregistré avec le document de facture dans l’onglet Documents du dossier. Selon le Système, le fichier peut être dans un format .TXT ou .XML.

Le nombre de fenêtre à configurer peut être différent d’un système à l’autre. Si applicable, ces informations sont fournies par le fournisseur de service LEDES.

Admin > Gérer le bureau

Tous les modèles de facturation avancée doivent être activés au niveau du bureau avant de pouvoir être utilisés.

Le numéro du bureau, fourni par le fournisseur de service LEDES, doit être inscrit afin que le fichier électronique soit valide.

Le numéro défaut du bureau pour le modèle est inscrit dans l’info bureau et affecte automatiquement les clients créés par la suite.Toutefois, une fois la fiche du client créée, il est possible de changer le numéro de bureau pour ce client si la situation l’exige.

Par exemple pour un modèle de facture LEDES, un usager peut avoir un client canadien et un autre client américain ayant ainsi besoin de deux identifiants bureau différents.

Dans le même ordre d’idée, certains modèles TyMetric (ayant l’étoile à côté du nom) ont l’option supplémentaire de la gestion des taxes tel qu’exigé.

Personne > Fiche client

Tous les modèles de facturation avancée doivent être activés pour chaque client qui en requiert l’usage.

Dans la fiche de chacun des clients concernés, leur numéro de fournisseur, fourni par le fournisseur de service LEDES, doit être inscrit afin que le fichier électronique soit valide.

Dossier > Onglet Préférences

Tous les modèles de facturation avancée doivent être activés dans les préférences du dossier afin que le fichier se génère correctement. Si la facturation avancée est active au niveau du client, elle l’est automatiquement au niveau de tous les dossiers du client. Il important de décocher la case si un dossier ne nécessite pas la génération d’un fichier électronique.

Selon le Système utilisé, certaines informations doivent être ajoutées dans les dossiers concernées par la facturation avancées

Admin > Tuile Regroupements d’activités

La gestion des codes d’activités de type LEDES doit être configuré. Il faut à cet endroit effectuer un lien entre les codes d’activités utilisés dans JurisÉvolution et ceux imposés par le Système LEDES.

Si l’information inscrite dans JurisÉvolution est différente de celle qui se trouve sur la plateforme LEDES, la soumission de la facture ne fonctionnera pas.

Toutes les références sont émises par le fournisseur de services LEDES avec lesquels vous êtes inscrits.