20.22.28
Avant de débuter : Notez que cette action est irréversible et que des permissions à votre profil d'accès peuvent être requises pour procéder aux étapes qui suivent. Nous vous invitons à valider vos accès avec l'administrateur de votre logiciel.
Informations générales
Le numéro de dossier d'un dossier supprimé définitivement peut être réutilisé.
Le dossier doit remplir les conditions ci-dessous pour pouvoir être supprimé :
Le dossier doit être fermé.
Le dossier ne doit pas contenir de mandat externe, même si les mandats sont fermés la suppression définitive n'est pas permise. Les mandats doivent être détachés du dossier visé par la suppression ou supprimés au préalable.
Le dossier ne doit pas avoir de sous-dossier, même si les sous-dossiers sont supprimés définitivement, la suppression définitive du dossier général n'est pas permise. Les sous-dossiers doivent être supprimés du dossier général.
Le dossier ne doit pas contenir d'instances précédentes.
Les partages JurisZone du dossier visé doivent être supprimés au préalable.
La recherche de conflit d'intérêts conserve une trace du dossier supprimé afin de laisser le libre arbitre au professionnel de juger de la présence d'un conflit ou non.
Étape 1
Onglet Admin > Suppression définitive de dossiers
L'accès à l'onglet Admin doit être donné dans le profil utilisateur ainsi que la permission de suppression de dossiers pour tous les types doivent être donnée afin d'accéder à la tuile Suppression définitive de dossiers.
Étape 2
La liste des dossiers fermés depuis plus de 7 ans s'affiche à l'écran.
Cette date est modifiable dans le volet de filtres de la fenêtre.
Un dossier doit forcément être fermé pour figurer dans la liste des dossiers disponibles pour suppression définitive.
Étape 3
Sélectionner les dossiers visés par la suppression
Cliquer sur l'icône de poubelle
Confirmer une première fois la suppression
Confirmer une seconde fois la suppression en tapant SUPPRIMER dans le message d'avertissement illustré ci-dessous.
Notes : La suppression est définitive et irréversible. Il est impossible de récupérer un dossier, ses documents ou ses activités après avoir confirmé la suppression définitive. Les transactions financières et la donnée statistique sont conservées, mais anonymisées afin d'assurer l'intégrité des rapports nécessitant ces informations.
Étape 4
La demande de suppression est soumise.
La confirmation de la suppression sera donnée sous l'onglet Liste des demandes. C'est aussi à cet endroit qu'une trace de la suppression sera conservée.
Nous y voyons qui a demandé la suppression et à quel moment. Aucune donnée relativement aux dossiers supprimés n'est disponible dans cette fenêtre.
Dépendamment de la grosseur des dossiers supprimés définitivement, le temps peut être plus ou moins long pour que la suppression soit complétée. Une barre de progression dans la liste des demandes affiche l'avancement du traitement de la demande lorsque celle-ci est en traitement.
Notes : Il est impossible d'annuler une demande en cours de traitement.
Si la demande échoue, veuillez contacter le soutien technique de Juris Concept avec la capture d'écran de la demande échouée.
Impact de la suppression définitive de dossiers
Conflit d'intérêts
Un dossier supprimé peut toujours apparaître dans le conflit d'intérêts afin d'assurer la diligence de la recherche. Le numéro de dossier est modifié dans ce cas, mais la description et le nom du client demeurent.
Une colonne supprimée dans le résultat de la recherche de conflit d'intérêts indique si le dossier est supprimé ou non afin d'éviter une recherche sur le dossier.
Personnes impliquées (client et autres intervenants)
Les intervenants d'un dossier ne sont pas supprimés, car ces derniers peuvent être impliqués dans d'autres dossiers.
Ils sont détachés du dossier, aucune trace de leur implication au dossier n'est visible, sauf au niveau du conflit d'intérêts.
S’ils ne sont pas impliqués dans d'autres dossiers actifs, il est possible de les supprimer via l'onglet Personnes.
Comptabilité
Les écritures comptables demeurent. Aucune information confidentielle, dont le numéro de dossier, n'y est visible.
Rapports financiers et statistiques
Toute la donnée financière et statistique des dossiers supprimés est transférée dans un dossier anonymisé qui cumule la donnée et l'affiche dans les fenêtres et les rapports.
Ces données affichent comme indiqué ci-dessous dans les différents rapports.
