Le code utilisé dans une activité détermine l'utilisation qui pourra être faite de ladite activité par la suite.

Exemples :

Est-ce une activité d'honoraires ou de déboursés?
L'activité sera-t-elle facturable ou non facturable?
L'activité sera-t-elle taxable ou non taxable? Quelles seront les taxes appliquées?
L'activité sera-t-elle synchronisée dans mon calendrier externe?

Il est donc important de bien configurer vos codes d'activités selon vos besoins.

La procédure pour modifier un code d'activité

Étape 1 : Cliquez sur l'onglet Admin du menu principal.

Étape 2 : Dans la section "Gestion des activités", cliquez sur la tuile "Code d'activité".

Étape 3 : Double-cliquez sur le code d'activité à modifier.

Étape 4 : Apportez les modifications désirées.

Étape 5 : Sauvegardez vos modifications à l'aide du crochet vert.

Les différents champs d'un code d'activité

1. Code

Utilisé pour identifier le code d'activité.

2. Honoraires ou déboursés, extrajudiciaire ou judiciaire

Cette section vous permet de déterminer si l'activité doit en être une d'honoraires ou de déboursés. Si vous choisissez honoraires, il sera possible d'entrer du temps dans l'activité. Si vous choisissez plutôt déboursés, la valeur sera calculée en fonction de la quantité.

Le fait de cocher "extrajudiciaire" ou "judiciaire" affectera les postes de revenus en conséquence.

3. Utilisation

Actif : Si cette case est cochée, le code d'activité pourra être utilisé dans une activité. Si cette case n'est pas cochée, le code d'activité ne pourra pas être utilisé dans une activité.
Facturable : Si cette case est cochée, le code d'activité crée une activité facturable. Si cette case n'est pas cochée ou non facturable. S'il s'agit d'un code d'activité qui sera utilisé à l'interne seulement, vous pouvez ne pas cocher cette case afin d'éviter que les activités utilisant ce code se retrouvent dans les factures des clients.
Peut avoir un emplacement : c'est le fait de cocher cette case qui fait en sorte qu'une activité contient le champ "Emplacement".
Synchroniser avec le calendrier externe des destinataires : cette case permet de faire synchroniser toutes les activités utilisant ce code vers le calendrier externe du destinataire.
Afficher dans les filtres : pour qu'un code d'activité apparaisse dans les filtres de la fenêtre 360, cette case doit être cochée. Elle doit également l'être si le code d'activité est susceptible de faire partie d'une tuile du Tableau de bord.

4. Description

*Facultatif

C'est dans ce champ qu'il faut saisir la description par défaut des activités.

L'icône "Champs de fusion" vous permet d'utiliser les champs de fusion à même la description des activités. Par exemple, en utilisant le champ relatif au nom du client, le nom du client s'inscrirait automatiquement dans la description de l'activité.

L'icône "fr" vous indique que vous êtes en train de configurer la description française. Pour ajouter ou modifier la description anglaise, cliquez sur l'icône. Il changera pour "en", vous indiquant que vous êtes en train de configurer la description anglaise.

5. Montant

*Facultatif

Le champ "Montant" vous permet de déterminer une valeur par défaut pour un code d'activité. Ce montant

6. Temps minimum par défaut

Le champ "Temps minimum par défaut (heures)" est disponible lorsqu'un code d'activité est un honoraire. Il vous permet de déterminer le temps minimal entré dans une activité à l'utilisation de ce code d'activité. Dans la configuration du code d'activité, ce temps doit être spécifié en heures.

7. Quantité par défaut

Le champ "Quantité par défaut" est disponible lorsqu'un code d'activité est un déboursé. Il vous permet de déterminer la quantité par défaut entrée dans une activité à l'utilisation de ce code d'activité.

8. Type de code

*Facultatif

Ce champ permet d'attribuer une classification à votre code d'activité.

Pour ajouter des options au menu déroulant, il s'agit d'ajouter des items à la classification "Type de définition d'activité".

9. Taxable

Cette section permet de définir les taxes applicables au code d'activité à partir du menu déroulant.

10. Niveau du taux

*Facultatif

Le champ niveau du taux est seulement disponible lorsque le code est un honoraire. Il permet de restreindre le niveau du taux applicable au code d'activité. Les options dans le menu déroulant correspondent aux classifications rattachées aux tarifs des employés.

Pour ajouter des options au menu déroulant, il s'agit d'ajouter des items à la classification "Classification des honoraires".

Par exemple, pour que le tarif utilisé dans ce code d'activité soit toujours le tarif par défaut de l'avocat, sélectionnez "Par défaut". Seuls les tarifs par defaut des employés pourront être utilisés avec ce code.

11. La couleur du code

*Facultatif

Cocher cette case vous permet de choisir la couleur de votre choix pour le code d'activité. Ce faisant, toutes les activités utilisant ce code seront de la couleur choisie.

Par exemple :

En vue "Liste"

En vue "Calendrier"

12. Finance

*Facultatif

Ce champ permet de choisir le compte de grand livre rattaché au code d'activité.

Par exemple, pour qu'un code d'activité affecte vos revenus d'intérêts, il faut choisir le compte de grand livre en conséquence.

Si aucun compte de grand livre n'est spécifié à cet endroit, le logiciel s'en remettra à la configuration préalable honoraires/déboursés extrajudiciaires/judiciaires et affectera les comptes selon vos comptes d'intégration.

13. Classifications

*Facultatif

Cette section permet de rattacher une classification à un code d'activité.

Par exemple, pour qu'un code d'activité ne puisse être utilisé que dans les dossiers qui sont au statut Nouveau, il s'agirait d'aller ajouter la classification "Statut du dossier" et de spécifier les types en question.

Attention! Pour qu'une classification soit disponible à cet endroit, il faut préalablement la créer et faire en sorte qu'elle soit rattachable à un code d'activité. Pour créer une classification, consultez l'article Créer une classification.

14. Gestion des profils

*Facultatif

Cette section permet de cacher un code d'activité aux employés n'ayant pas un certain profil d'accès.

Note : La restriction de code pour un profil est seulement applicable lorsque la permission "Voir les données sans restriction vers des profils" n'est pas cochée dans le profil d'accès.

N'importe quel employé sera capable d'entrer du temps ou de créer une activité avec ce code, même s'il est restreint. Par contre, une fois sauvegardée, l'activité ou l'entrée de temps n'apparaîtra pas dans sa feuille de temps ou dans la liste d'activité du dossier pour l'employé en question.