Le code utilisé dans une activité détermine l'utilisation qui pourra être faite de ladite activité par la suite.
Exemples :
Est-ce une activité d'honoraires ou de déboursés?
L'activité sera-t-elle facturable ou non facturable?
L'activité sera-t-elle taxable ou non taxable? Quelles seront les taxes appliquées?
L'activité sera-t-elle synchronisée dans mon calendrier externe?
Il est donc important de bien configurer vos codes d'activités selon vos besoins.
La procédure pour modifier un code d'activité
Étape 1 : Cliquez sur l'onglet Admin du menu principal.
Étape 2 : Dans la section "Gestion des activités", cliquez sur "Code d'activité".
Étape 3 : Faites un double-clic sur le code d'activité à modifier.
Étape 4 : Apportez les modifications désirées.
Étape 5 : Sauvegardez vos modifications à l'aide du crochet vert.
Les différentes configurations d'un code d'activité
1. Honoraires ou déboursés
Cette section vous permet de déterminer si l'activité doit en être une d'honoraires ou de déboursés. Si vous choisissez honoraires, il sera possible d'entrer du temps dans l'activité. Si vous choisissez plutôt déboursés, la valeur sera calculée en fonction de la quantité.
Le fait de cocher "extrajudiciaire" ou "judiciaire" affectera les postes de revenus en conséquence.
2. L'utilisation
Actif : cocher cette case fera en sorte que le code d'activité pourra être utilisé pour ajouter une activité. Pour rendre le code inactif, il suffit de ne pas cocher cette case.
Facturable : cette case fait en sorte que le code d'activité crée une activité facturable ou non facturable. S'il s'agit d'un code d'activité qui sera utilisé à l'interne seulement, vous pouvez ne pas cocher cette case afin d'éviter que les activités utilisant ce code se retrouvent dans les factures des clients.
Peut avoir un emplacement : c'est le fait de cocher cette case qui fait en sorte qu'une activité contient le champ "Emplacement".
Synchroniser avec le calendrier externe des destinataires : cette case permet de faire synchroniser toutes les activités utilisant ce code vers le calendrier externe du destinataire.
Afficher dans les filtres : pour qu'un code d'activité apparaisse dans les filtres de la fenêtre 360, cette case doit être cochée. Elle doit également l'être si le code d'activité est susceptible de faire partie d'une tuile du Tableau de bord.
3. La description
*Facultatif
C'est dans ce champ qu'il faut saisir la description par défaut des activités.
L'icône "Champs de fusion" vous permet d'utiliser les champs de fusion à même la description des activités. Par exemple, en utilisant le champ relatif au nom du client, le nom du client s'inscrirait automatiquement dans la description de l'activité.
L'icône "fr" vous indique que vous êtes en train de configurer la description francophone. Pour ajouter ou modifier la description anglophone, cliquez sur l'icône. Il changera pour "en", vous indiquant que vous êtes en train de configurer la description anglophone.
4. Le montant et le temps minimum par défaut
*Facultatif
Le champ "Montant" vous permet de déterminer une valeur par défaut pour un code d'activité.
Le champ "Temps minimum par défaut (heures)" vous permet de déterminer le temps minimal entré dans une activité à l'utilisation de ce code d'activité. Dans la configuration du code d'activité, ce temps doit être spécifié en heures.
5. Le type de code
*Facultatif
Ce champ permet d'attribuer une classification à votre code d'activité.
Pour ajouter des options au menu déroulant, il s'agit d'ajouter des items à la classification "Type de définition d'activité".
6. Les taxes
Cette section permet de définir les taxes applicables au code d'activité à partir du menu déroulant.
Par exemple, pour un débours non taxable, il faudrait que soit spécifié "Aucune taxe".
7. Le niveau de taux
*Facultatif
Cette section permet de restreindre le type de tarif applicable au code d'activité. Les options dans le menu déroulant correspondent aux classifications rattachées aux tarifs des employés.
Pour ajouter des options au menu déroulant, il s'agit d'ajouter des items à la classification "Classification des honoraires".
Par exemple, pour que le tarif utilisé dans ce code d'activité soit toujours le tarif par défaut de l'avocat, sélectionnez "Par défaut" :
8. La couleur du code
*Facultatif
Cocher cette case vous permet de choisir la couleur de votre choix pour le code d'activité. Ce faisant, toutes les activités utilisant ce code seront de la couleur choisie.
Par exemple :
En vue "Liste"
En vue "Calendrier"
9. Finance
*Facultatif
Ce champ permet de choisir le compte de grand livre rattaché au code d'activité.
Par exemple, pour qu'un code d'activité affecte vos revenus d'intérêts, il faut choisir le compte de grand livre en conséquence.
Si aucun compte de grand livre n'est spécifié à cet endroit, le logiciel s'en remettra à la configuration préalable honoraires/déboursés extrajudiciaires/judiciaires et affectera les comptes selon vos comptes d'intégration.
10. Classifications
*Facultatif
Cette section permet de rattacher une classification à un code d'activité.
Par exemple, pour qu'un code d'activité ne puisse être utilisé que dans les dossiers de type Droit civil et Droit familial, il s'agirait d'aller ajouter la classification "Type de dossier" et de spécifier les types en question.
Attention! Pour qu'une classification soit disponible à cet endroit, il faut préalablement la créer et faire en sorte qu'elle soit rattachable à un code d'activité. Pour créer une classification, consultez l'article Créer une classification.
11. Gestion des profils
*Facultatif
Cette section permet de restreindre un code d'activité aux employés ayant un certain profil d'accès.
Par exemple, pour qu'un code d'activité ne puisse être utilisé que par les employés ayant le profil d'accès "Adjoint", il s'agit d'ajouter ce profil dans la section.
