Avant de débuter : Notez que des permissions à votre profil d'accès peuvent être requises pour procéder aux étapes qui suivent. Nous vous invitons à valider vos accès avec l'administrateur de votre logiciel.
Configuration pour le bureau
Important : Il est nécessaire d'avoir un compte Gmail attitré au bureau afin de faire le lien entre JurisÉvolution et votre boîte de courriel (Outlook ou Gmail).
La procédure est la même si vous accédez à vos courriels à partir de Outlook ou de Gmail.
Étape 1 : Ouvrez le compte Gmail du bureau.
Étape 2 : Rendez-vous dans l'Agenda en cliquant sur l'icône situé à gauche de l'image de profil et sélectionnez Agenda.
Étape 3 : Vous retrouverez le menu principal du calendrier à gauche de l'écran. Si vous n'avez pas ce menu, il suffit de cliquer sur le bouton hamburger en haut à gauche pour le faire apparaître.
Repérez la section "Mes agendas" et survolez l'agenda principal pour faire apparaître les trois petits points. Ensuite, cliquez sur les trois petits points pour faire apparaître le menu.
Étape 4 : Sélectionnez "Paramètres et partages".
Étape 5 : Sous "Partager avec", créez le partage en cliquant sur le bouton "Ajouter des personnes et des groupes".
Étape 6 : Inscrivez l'adresse suivante [email protected] dans le premier champ. Accordez-lui l'autorisation : Apporter des modifications et gérer le partage.
Étape 7 : Cliquez sur Envoyer
La configuration dans le compte Gmail est maintenant terminée. Les prochaines étapes sont effectuées dans le logiciel JurisÉvolution.
Étape 8 : Cliquez sur l'onglet "Admin".
Étape 9 : Dans la tuile Synchronisation Google Calendar, collez votre identifiant Google, il s'agit de l’adresse de messagerie de votre compte Gmail, dans la case "ID du calendrier à synchroniser".
Étape 10 : Cliquez sur le crochet vert pour sauvegarder vos modifications.
Configuration pour les destinataires des activités
L'adresse courriel des destinataires des activités dans JurisÉvolution doit être de type bureau et doit en tête de liste dans leur fiche personne
Configuration du code d'activité
Le code d'activité doit avoir la case "Synchroniser avec le calendrier externe des destinataires" cochée pour qu'il soit synchronisable.
Configuration de l'activité
Voici les conditions pour qu'une activité utilisant un code synchronisable se synchronise à un calendrier externe :
Pour une nouvelle activité
Le statut de l'activité ne doit pas être Terminé ou Annulé (Note : les entrées dans la feuille de temps créent automatiquement une nouvelle activité avec le statut Terminé)
Les destinataires doivent être inscrits dans l'activité
Resynchronisation d'une activité existante
Le statut de l'activité ne doit pas être Terminé ou Annulé
Les destinataires doivent être inscrits dans l'activité
Une des choses suivantes doit être modifiée : la description, la date de début, la date de fin, l'emplacement, la durée OU les destinataires.
Ajouter ou changer les entrées de temps de l'activité ne la resynchronisera pas.
Note : Pour des questions de sécurité, seuls le numéro du dossier, l'heure et l'emplacement (s'il y a lieu) de l'activité ainsi que la description du code d'activité utilisé seront synchronisés dans vos calendriers externes. L'information complète demeure dans JurisÉvolution.
De plus, si vous ou vos destinataires n’utilisez pas une adresse Gmail, vous recevrez une demande de rendez-vous. En l’acceptant, elle s’inscrira à votre calendrier.
Résultat : Les activités qui remplissent les conditions seront synchronisées dans la boîte courriel Outlook ou Gmail du destinataire de l'activité