Qu’est-ce que la JurisZone ?
JurisZone est une zone de partage sécurisée intégrée à ProCardex.
Il sera possible de transférer dans la JurisZone les dossiers (description et numéro) ainsi que les intervenants (compagnies et personnes physiques) ayant une adresse courriel afin de leur communiquer des documents ou de recevoir des documents de leur part.
Pourquoi c’est utile?
Partager des documents sensibles ou de grande taille avec des parties externes à votre étude.
Offrir un moyen sécurisé à votre clientèle de vous remettre des pièces d'identité ou autre document sensible.
Ce qu'il faut savoir :
Les intervenants doivent avoir une adresse courriel pour être transférés vers JurisZone.
À terme, ce sera également via la JurisZone que vous pourrez communiquer avec Consigno Cloud pour l’envoi et la récupération de vos projets de signatures technologiques.
Il s’agit de la première étape déployée du projet JurisPro, qui vise à offrir une interface entièrement Web aux études notariales qui utilisent ProCardex.
Configuration de la JurisZone dans Procardex
Menu Système \ Entité – sélectionner l’entité désirée et cliquer sur Modifier.
Cliquer sur le bouton Suivant jusqu’à la fenêtre pour compléter les clés d’entité et d’API obtenus lors de l’inscription, cliquer sur suivant jusqu’au bouton Terminé.
Utilisation de la JurisZone dans ProCardex
NOTE IMPORTANTE : Une adresse courriel doit être présente dans la fiche de chaque client pour lequel la zone de partage est initiée.
Exporter un dossier vers la JurisZone
Accéder au dossier \ Onglet Doc
À l’aide du bouton Droit de la souris ou de l’icône JurisZone du ruban Dossier Exporter vers JurisZone.
Une fois l’exportation terminé, vous aurez le message suivant :
Ce message apparaîtra si la clé d’entité n’est pas configurée. Veuillez nous contacter à [email protected] si c’est le cas.
Si une adresse courriel est manquant dans une des fiches du dossier ce message apparaîtra :
Ouverture de la JurisZone
Une fois l’exportation du dossier effectué, vous devez vous rendre sur votre plateforme JurisZone.
Par le menu Assistance \ icône JurisZone.
Inscrire vos informations de connexion.
La page d’accueil de la JurisZone est la Liste Personnes.
À partir du volet de gauche, sélectionner Dossiers pour accéder à la liste des dossiers.
Sélectionner le dossier désiré en cliquant sur son numéro.
Glisser le ou les documents à partager dans la section Documents du dossier.
Le ou les documents apparaîtront dans la liste des documents du dossier.
L’ajout d’un document peut également se faire par l’icône
permettant d’ouvrir l’explorateur de fichier pour récupérer un document de l’ordinateur.
Partage de documents
Une fois le ou les documents ajoutés, vous pouvez démarrer le partage.
Sélectionner le document ou les documents de la liste des documents du dossier et cliquer sur l’icône
puis choisir l’option Partager les documents sélectionnés.
Donner un titre au partage et une date d’expiration puis cliquer sur suivant.
Positionner votre souris sous le destinataire existant afin d’ajouter un autre destinataire.
Sélectionner l’intervenant dans la liste. Les intervenants qui s’afficheront seront ceux de votre dossier.
Cocher les cases Modification Notification et compléter la case Commentaires si désiré puis TERMINER ET ACCEPTER.
La case Modification permettra au destinataire de retourner le document et/ou toute pièce d’identité ou document. Il n’est donc pas obligatoire de la cocher si nous n’avons pas besoin que le client nous retourne des documents.
La case Notification enverra au destinataire un courriel l’avisant qu’il a reçu des documents.
Les informations inscrites dans la case Commentaires seront fusionnées dans le courriel acheminé au client.
Une fois le partage complété, vous aurez le message suivant :
Si la case Notification est cochée, l’expéditeur recevra un courriel de notification.
Le destinataire recevra pour sa part deux (2) courriels.
Un premier courriel pour l’activation de son compte JurisZone à partir du lien inclus dans le courriel.
Les fenêtres suivantes s’ouvriront sur le WEB après avoir cliqué sur le lien :
Le client recevra ce message après avoir créé son mon de passe.
Un deuxième courriel pour accéder aux documents partager à partir de la JurisZone.
Après avoir cliqué sur le lien, le client arrivera sur cette page WEB :
Le destinataire pourra télécharger le document en double-cliquant sur le projet puis sur la flèche.
Si le destinataire modifie le document ou ajoute un nouveau document à la Zone de partage, l’expéditeur recevra une notification à cet effet.
Pour toutes questions ou demandes de supports, vous pouvez nous contacter à [email protected] et l’équipe se fera un plaisir de vous assister.